Notion AI打造跨部門知識管理系統：企業轉型必讀！

Notion 本身以高度的靈活性與整合性著稱。它能同時作為文件、資料庫、專案管理工具，將散落的資訊彙整於一。這種一站式的特性，為跨部門知識管理奠定了基礎。例如，工程團隊的開發日誌能直接關聯到客服的常見問題（FAQ）。接下來四步驟，帶你打造企業專屬Notion AI。

第一步：基礎建置 — Notion 工作區與頁面規劃

建立主工作區：為您的公司或團隊建立一個 Notion 主工作區。

規劃頂層頁面：根據部門或職能，建立頂層頁面。例如：市場行銷部、通用知識庫。

定義頁面類型：在各部門頁面下，思考需要管理哪些類型的知識。例如，在「市場行銷部」下，可以建立：市場研究資料庫、行銷企劃等分類。

匯入現有文件：Notion 支援多種檔案格式匯入，如 Word、Excel、CSV、Markdown 等。將您部門現有的文件、報告、資料表匯入到對應的 Notion 頁面或資料庫中。

結構化資料庫：對於重複性高、需要分類篩選的知識（如市場研究報告、客戶反饋），建議使用 Notion 的資料庫（Database）功能。

建立屬性（Properties）：為資料庫設定不同的屬性，例如「文件類型」、「作者」、「建立日期」、「相關專案」，方便日後篩選查找。

使用時機：長篇會議記錄、客戶訪談逐字稿等。

操作方式：在任何有大量文本的 Notion 頁面中，點擊 AI 按鈕（通常是頁面開頭的「Ask AI to write...」或選取文字後的 AI 選項），選擇「Summarize」（摘要）或「Find key takeaways」（找出重點），AI 會自動提煉核心資訊。

使用時機：需要撰寫草稿、擴充點子或改寫文案時。

操作方式：給定一個標題、幾個關鍵字或一段草稿，透過 AI 按鈕選擇「Continue writing」（繼續寫）、「Brainstorm ideas」（腦力激盪）或「Improve writing」（改進寫作），讓 AI 協助生成或優化內容。

使用時機：快速查找特定資訊、解答團隊疑問。

操作方式：Notion AI 可針對整個工作區的內容進行智能問答。通常可在 Notion 側邊欄或頁面中找到 AI 聊天介面。您可以直接提問，例如：「新產品 A 的主要競爭優勢是什麼？」。AI 會從您的知識庫中抓取相關資訊並給出答案。

定義知識庫規範：制定內容命名、標籤使用、文件更新頻率等規範，確保知識庫的一致性和可維護性。

權限管理：根據部門或專案需求，設定不同頁面和資料庫的查看/編輯權限，確保資訊安全與存取效率。

定期審核與回饋：定期檢視知識庫的內容時效性與準確性。收集用戶對 AI 應用和知識管理系統的建議，並根據回饋進行調整和優化。

用 Notion AI 打造跨部門知識管理系統，是企業邁向智慧化營運的重要一步。現在就從第一步開始，為你的企業建立高效的知識管理系統吧。